????為了全面遵守《基金會管理條例》和《河北省志愿服務(wù)基金會章程》，加強基金會檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，結(jié)合本基金會實際，特制定本規(guī)定。

????一、?檔案管理

????（一）?基金會檔案的收集、整理和保管工作由秘書處負責。

????（二）?歸檔的文件材料要求完整、齊全、準確并注意區(qū)分不同價值分類整理、立卷。歸檔材料應(yīng)妥善管理，嚴防丟失、損毀。

????（三）?歸檔范圍：上級機關(guān)印發(fā)、本基金會制發(fā)或工作中形成的，具有參考價值的（包括但不限于下列）各種材料。

????１．?登記管理機關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位下發(fā)的與本基金會有關(guān)的決定、條例、規(guī)定、登記證、法人證、批復等；

????２．?本基金會向登記管理機關(guān)和業(yè)務(wù)主管單位提出的各項報告；

????３．?本基金會的章程和各項管理制度；

????４．?本基金會的工作計劃、總結(jié)、年度工作報告、請示、批復、會議記錄、理事會紀要及與有關(guān)單位和個人簽訂的合同、協(xié)議等；

????５．?會計預算、決算統(tǒng)計報表、資產(chǎn)負債表和財務(wù)報告；

????６．?本基金會理事會成員和工作人員基本情況；

????７．?本基金會職工工資、福利及工作人員任免、聘用、考核、獎勵、處分、辭職、辭退的文件材料；

????８．?本基金會的歷史沿革、大事記及反映本基金會重要活動的簡報、聲像材料、榮譽證書，有紀念意義和憑證性的實物材料；

????９．?本基金會民政廳登記年檢報告、會計師事務(wù)所審計報告、重要活動領(lǐng)導人講話、題詞及其音像資料；

????１０．?其他具有保存價值的文件材料等。

????二、收集整理

????（一）?本基金會所開展的各項工作、活動，按照歸檔要求，由承辦人在工作和活動結(jié)束后及時將文件資料集中后交辦秘書處整理歸檔。

????（二）?本基金會工作人員外出學習、考察、調(diào)研、參加相關(guān)部門召開的會議等公務(wù)活動后，應(yīng)將會議主要文件等需歸檔的資料交辦公室整理歸檔。

????（三）?本基金會當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門負責整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

????（四）?建立基金會專家?guī)臁⒅驹刚邤?shù)據(jù)庫，利用基金會網(wǎng)站及時向公眾傳遞各種活動信息及相關(guān)資料。

????三、?檔案利用

????（一）?借閱檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，嚴格履行借閱、歸還登記手續(xù)。

????（二）?查閱檔案時，嚴禁在檔案上做涂改、圈劃、抽換、批注，未經(jīng)批準，不準復制檔案。

????四、?檔案管理人員發(fā)生變更時，要及時填寫移交清單，辦好移交手續(xù)。

????五、?本規(guī)定自批準之日起實行。